Ситуационный подход сформирован как обобщенная концепция (она очень неточна, чтобы могла применяться в управлении организацией безоговорочно). При исполнении управленческих функций на основе этого подхода необходимо принимать во внимание различия между организациями, называемые ситуационными переменными. В теории менеджмента принято их разделять на две категории: внутренние и внешние ситуационные переменные.
Решения, принимаемые менеджерами в отношении внутренних перемен, определяют, насколько будет данная организация результативна, эффективна и производительна после реорганизации. В числе других внутренних ситуационных переменных большое значение имеет размер организации. По мере развития организации растут и трудности координации ее работы.
Внешние ситуационные переменные являются факторами среды, находящейся вне организации. От них серьезно зависит успех компании. К внешним переменным относят крупных конкурентов, источники получения техники и технологии, социальные факторы, государственное регулирование и другие ситуационные изменения. Хотя они находятся вне контроля руководства компаний, но она должна стремиться гибко, быстро реагировать на факторы и изменения конкретной внешней среды.
Простого метода определения того, какие ситуационные переменные сильнее всего влияют не коммерческий успех, не достаточно, чтобы понять, какое управленческое решение будет лучшим для достижения текущих и перспективных целей компании. Основная трудность заключается в том, что многочисленные ситуационные переменные и функции управленческого процесса взаимосвязаны.